Как составить сопроводительное письмо к документам. Образец сопроводительного письма к документам

.

Сопроводительное письмо — универсальный документ, применяющийся в самых различных направлениях хозяйственной деятельности предприятия. Правильно составленная «сопроводиловка» избавит все стороны от множества недочётов и неясностей. Как написать сопроводительное письмо к документам?

Работа предприятия, особенно крупного, сопровождается множеством самых разнообразных вопросов, которые чаще всего приходится оформлять письменно. Контрагенты обмениваются между собой сообщениями и уведомлениями, документы требуют банк, налоговая, пенсионный фонд, проверяющие. Написанное на солидном бланке, грамотно составленное и корректно оформленное, оно не только произведёт должное впечатление на адресата, но и выполнит ряд практических функций для отправителя:

Отличный секретарь

Направляя контрагентам документы, необходимо прикладывать к ним сопроводительное письмо.

В-третьих, вы регистрируете у себя это письмо как в едином реестре.

Искать один документ по регистрационному номеру гораздо проще, чем перерывать кипу разнообразных бумаг.

В-четвертых, адресат регистрирует это письмо у себя как , что является подтверждением того, что он принял документы, а значит, несет за них ответственность. В-пятых, создания сопроводительного письма к документам требуют правила деловых коммуникаций. Вы же не хотите показаться невеждой в области делового этикета?

Сопроводительное письмо к документам

Сопроводительное письмо – это вид делового письма, который нужен для описания направляемого адресату пакета документов, если в этих документах отсутствует адресная часть. Таким образом, информационной нагрузки сопроводительное письмо не несет, однако выполняет три важных функции:

подтверждает факт отправки; предоставляет перечень отправленных документов и инструкцию по обращению с ними; благодаря регистрационным данным позволяет определить срок исполнения.

Как и большинство деловых писем, сопроводительное письмо оформляется на фирменном бланке и получает исходящий регистрационный номер отправителя. Пореквизитный анализ служебного письма с множеством образцов его составления

Сопроводительное письмо

«А где написано, что мы должны составлять сопроводительное письмо к направляемым документам?» На этот вопрос придется честно ответить: «Нигде».

Составление сопроводительного письма – это неписаное правило делопроизводства и обычай делового оборота, но не требование, содержащееся в обязательных для исполнения документах. : • имеет реквизит «Дата составления документа», а значит, в случае необходимости может служить доказательством того, что документы были отправлены вовремя; • содержит полный перечень направляемых документов (реквизит «Отметка о наличии приложения»), так что если какой-то важный документ затеряется, никто не сможет сказать, что он не был направлен; • подлежит

Особенности составления сопроводительного письма к документам

Сопроводительное письмо к документам – вид деловой коммуникации, главная цель которой пояснить некоторые моменты и подтвердить факт отправки документации.

Главная цель документа – разъяснить получателю причины направления бумаг, дать инструкции и перечислить содержимое пакета документов. Такой подход позволяет предотвратить потерю бумаг и проконтролировать дальнейший документооборот.Кроме того, грамотно составленное сопроводительное письмо позволит получателю быстрее сориентироваться в ситуации и направить ответ в ближайшие сроки.

По нормам делового этикета ответ на письмо должен быть дан в течение 30 дней со дня получения пакета.

Образец сопроводительного письма к договору

Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций

1. Сервисы:

Разберемся, зачем нужно сопроводительное письмо о направлении договора на подписание и как правильно его составить. 13 января 2023 Автор: Камалова Марина Правила деловой переписки предусматривают обмен документами с партнерами по электронной почте или с курьером, часто — договорами, которые требуется подписать.

В такой ситуации к отправлению принято прикладывать сопроводительное письмо, в котором не только перечисляются направленные бумаги, но и поясняется, какие действия ожидаются от получателя.

Например, сопроводительное письмо к дополнительному соглашению к договору или просто к договору, который нужно подписать и вернуть отправителю.

Важно помнить, что закон не устанавливает требований составлять сопроводительные бумаги, но мы рекомендуем всегда делать это, поскольку они помогают избежать неточностей и возможного недопонимания.

Сопроводительное письмо к документам

— это письмо, которое сопровождает отправляемые документы и в котором содержится наименование направляемого документа и дальнейшие действия получателя.

удобно тем, что:

1. во-вторых, в нем есть инструкция получателю, что делать с полученными документами: какие экземпляры необходимо подписать, скрепить печатью, какие вернуть обратно отправителю.
2. во-первых, оно является доказательством отправки определенных документов. Адресат не сможет сказать, что не получил какой-то документ, поскольку в письме находится описание содержимого всего пакета отправляемых документов;

Пишется сопроводительное письмо к документам согласно общей .В самом верху, в шапке данного документа указывается должность, наименование компании и ФИО получателя письма.Затем проставляется дата, номер документа, а также прописывается заголовок письма.Ниже следует обращение

Soprovoditelnoe-Pismo.ru

Деловое общение часто предусматривает не только устный обмен информацией, но и предоставление документов клиентам, партнерам и государственным структурам. При этом такие коммуникации могут осуществляться не только юридическими лицами.

Любой человек, как физическое лицо, может отправлять запросы, предоставлять документы в официальные органы власти или организации любой формы собственности. Содержание И каждый раз, становясь участником обмена официально-деловой информацией, необходимо составлять сопроводительные письма к различным видам документов.

Внимание!Пример документа можно изучить в конце статьи! Список опубликован по приведенной ссылке.

Сопроводительное письмо – особенная форма сообщения, в которой необходимо: кратко и понятно донести до адресата цель направляемой информации, какие действия необходимо выполнить получателю: подписать, изучить, отправить ответ, согласовать, принять документы, оплатить и т.д.;

Как составить сопроводительное письмо к документам

› Составление сопроводительного письма определенного образца в случае отправки документов в компании или государственные ведомства – это необязательный, но желательный этап. О том, как правильно разработать корректную форму такого документа и некоторых нюансах работы с ним, – прямо сейчас.

Содержание Документ составляется в произвольной форме, поскольку унифицированного образца не существует. Основное назначение – дать правильное представление адресату, какие именно документы были посланы и главное – какая цель преследуется отправителем.

Хотя формально компания не обязана составлять сопроводительные письма, однако в деловом документообороте это довольно устоявшаяся норма, которой следует придерживаться.

Оно позволяет решить сразу несколько задач: Прежде всего, именно оно содержит основные разъяснения отправителя, которые он хочет довести до адресата.